Nghiệp vụ báo cáo nội bộ chấm công là một công việc quan trọng không thể thiếu trong bộ phận nhân sự hàng tháng. Bạn đã kiểm tra xem bản báo cáo chấm công hiện tại của doanh nghiệp đã hoàn chỉnh và hợp lý chưa? Hãy cùng Ninja phân tích để hiểu rõ hơn về loại tài liệu này và tham khảo những nội dung có trong báo cáo nội bộ chấm công mới nhất trong bài viết dưới đây!
I. Báo cáo nội bộ chấm công là gì?
Đây là một dạng dữ liệu được tạo ra để theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trong một khoảng thời gian cụ thể. Báo cáo này thường được lập theo ngày, tuần hoặc tháng bởi bộ phận nhân sự.
Báo cáo nội bộ chấm công là gì? Cách làm chi tiết
Mục đích của việc tạo báo cáo nội bộ chấm công là để người quản lý có thể nắm bắt thời gian làm việc của nhân viên. Ngoài ra, đây cũng là cơ sở để phòng kế toán tính lương cho nhân viên một cách chính xác, đảm bảo quyền lợi của người lao động.\
>>> Xem thêm: AI trong chấm công là gì? Quản lý chấm công bằng camera ai ra sao?
II. Những nội dung có trong báo cáo chấm công nội bộ
1. Thông tin nhân sự
Thông tin về nhân sự là một yếu tố quan trọng trong mọi báo cáo của doanh nghiệp. Đối với báo cáo nội bộ chấm công, thông tin này không cần phải quá chi tiết và thường chỉ bao gồm họ tên và chức vụ của nhân viên. Đôi khi, mã nhân viên cũng có thể được bổ sung thêm vào.
2. Ngày/giờ chấm công
Tùy theo từng doanh nghiệp, cách trình bày mục ngày/giờ chấm công sẽ khác nhau. Đối với các công ty làm báo cáo chấm công theo ngày, mục này thường được chia thành 4 cột nhỏ. Bao gồm: giờ vào ca, giờ tan ca, đi trễ, về sớm. Trong khi đó, các công ty lập báo cáo nội bộ chấm công theo tháng sẽ có mục này được mở rộng với 28 – 31 cột nhỏ tương ứng với số ngày trong tháng.
Những nội dung có trong báo cáo chấm công nội bộ
3. Ngày nghỉ của nhân sự
Đây là phần dành cho các doanh nghiệp lập báo cáo chấm công theo tuần hoặc theo tháng. Phần ngày nghỉ thường được chia thành 3 phân mục nhỏ: nghỉ không lương, nghỉ lễ và nghỉ phép.
4. Tính công giờ làm thêm
Thường thì một số doanh nghiệp sẽ tách nội dung thời gian làm thêm giờ thành một báo cáo riêng. Tuy nhiên, có nhiều doanh nghiệp lại chọn gộp hạng mục này vào báo cáo chấm công nội bộ chung để tiện theo dõi và tính lương cho nhân viên dễ dàng hơn.
5. Tổng cộng nhân sự theo tháng
Cột tổng cộng là mục cuối cùng trong báo cáo chấm công. Thông thường, cột này được đặt trước hoặc sau cột ngày nghỉ. Thông tin trong cột tổng cộng được tổng hợp bởi người quản lý nhân sự để tính toán và xác định số ngày công thực tế của nhân viên.
III. Cách làm báo cáo nội bộ chấm công nhanh chóng bằng phần mềm Achamcong
1. Tại sao nên làm báo cáo chấm công bằng phần mềm?
Thông thường, các doanh nghiệp thường lựa chọn sử dụng Excel để làm báo cáo chấm công vì đây là công cụ miễn phí và tiện lợi. Tuy nhiên, việc sử dụng Excel để tạo báo cáo chấm công thường gặp nhiều khó khăn:
– Phải tạo nhiều cột/hàng trên một sheet và nhiều sheet trong một file, dẫn đến việc quản lý khó khăn.
– Tìm kiếm và tra cứu dữ liệu chấm công của từng nhân viên cụ thể tốn nhiều thời gian và công sức.
– Dễ xảy ra sai sót khi nhập liệu thủ công.
– Dữ liệu không được bảo mật, có nguy cơ bị xóa hoặc mất.
– Không tích hợp tốt với các ứng dụng khác.
Hiểu được những khó khăn mà nhân sự phải đối mặt khi lập báo cáo chấm công theo phương pháp thủ công, công ty phần mềm Ninja đã phát triển phần mềm Achamcong – một giải pháp quản lý nhân sự tự động, thông minh và chuyên nghiệp. Dưới đây là những lý do tại sao doanh nghiệp nên sử dụng app chấm công online Achamcong:
– Tự động tạo báo cáo chấm công, giúp nhân viên nhân sự tiết kiệm thời gian và không cần phải nhập dữ liệu hay làm báo cáo bằng tay.
– Dữ liệu được tự động tính toán và trình bày một cách chính xác, rõ ràng.
– Bảo mật thông tin cao, không lo lắng về việc mất dữ liệu.
– Quản lý có thể truy cập vào báo cáo chấm công nội bộ từ mọi nơi, mọi lúc và trên nhiều thiết bị khác nhau.
Cách làm báo cáo nội bộ chấm công nhanh chóng bằng phần mềm Achamcong
2. Những tính năng chính của phần mềm Achamcong
Kể từ khi ra mắt, Achamcong đã được các doanh nghiệp trên toàn quốc tin dùng nhờ những tính năng nổi bật sau:
– Chấm công nhận diện khuôn mặt tự động
Nhân viên có thể chấm công bằng ứng dụng chấm công cá nhân Achamcong trên điện thoại hoặc qua camera AI tại nơi làm việc.
– Dễ dàng xem bảng chấm công cá nhân
Mỗi nhân viên có thể xem bảng chấm công hàng ngày của mình, kiểm tra ngay xem đã được chấm công hay chưa. Nhà quản lý cũng có thể theo dõi bảng chấm công của nhân viên, giúp quản lý dễ dàng hơn.
– Thiết lập và quản lý ca làm việc thông minh
Công ty có thể thiết lập các ca làm việc cho từng nhân viên dựa trên chi nhánh, địa điểm và phòng ban. Điều này giúp quản lý việc chấm công của nhân viên ngay cả khi không có mặt tại văn phòng công ty.
– Quản lý đơn từ trực tuyến
Nhân viên có thể gửi đơn trực tuyến thông qua ứng dụng điện thoại. Sau đó, nhà quản lý có thể nhanh chóng duyệt đơn cho nhân viên. Tính năng này giúp thay thế các thủ tục giấy tờ phức tạp và tiết kiệm thời gian.
– Tự động tạo báo cáo nhanh chóng
Khi dữ liệu chấm công hàng ngày được ghi nhận tự động trong hệ thống, phần mềm sẽ tự động tổng hợp thành báo cáo. Nhân viên nhân sự không cần phải tốn thời gian để làm báo cáo chấm công. Tính năng này giúp giảm thiểu thời gian và công việc cho bộ phận nhân sự, tối ưu hóa quản lý nhân sự.
Như vậy, bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về báo cáo chấm công và cung cấp giải pháp đơn giản để làm báo cáo. Hy vọng rằng gợi ý giải pháp của chúng tôi sẽ giúp bạn thực hiện báo cáo chấm công và quản lý nhân viên một cách hiệu quả.
