Tuyệt chiêu quản lý tin nhắn Fanpage hiệu quả cho người mới

Khi quản lý tin nhắn Fanpage đòi hỏi người quản lý phải thường xuyên kiểm tra và phản hồi với khách hàng. Vì vậy việc quản lý tin nhắn chưa bao giờ là điều dễ dàng đối với người quản lý. Cùng tìm hiểu cách quản lý tin nhắn fanpage để việc quản lý của bạn trở nên dễ dàng hơn tại bài viết dưới đây nhé!

I. Tuyệt chiêu quản lý tin nhắn Fanpage cho người mới

Việc quản lý inbox của Fanpage không hề đơn giản, đặc biệt là những Fanpage có lượng khách hàng nhắn tin cao. Bạn không thể kiểm tra tin nhắn theo cách thủ công vì mất nhiều thời gian vào việc check tin nhắn hàng ngày, mà vẫn phạm những sai sót. Vì vậy, Facebook đã cập nhật tính năng giúp người bán quản lý tin nhắn hiệu quả hơn: 

1. Cài đặt hiển thị lời chào trên Messenger

Đối với các khách hàng lần đầu tiên vào Fanpage Facebook, bạn có thể gửi lời chào bằng tính năng “Hiển thị lời chào”. Ngay khi khách hàng vào page của bạn, tin nhắn sẽ được hiển thị. Đối với lời chào này bạn có thể thay đổi nội dung dễ dàng trong phần cài đặt để phù hợp nhất với mục đích của bạn. 

Đây sẽ là một cách quản lý và giúp bạn tự động trả lời khi có người nhắn tin đến. Cách hiển thị lời chào như sau:

Bước 1: Thực hiện truy cập vào Fanpage của bạn >> bấm chọn vào mục cài đặt Trang.

Bước 2: Tại mục cài đặt bạn bấm chọn vào mục Nhắn tin >> Sau đó vào mục Lúc bắt đầu trò chuyện trên messenger >> Bấm thay đổi hiển thị lời chào >> Cuối cùng bấm Lưu để hoàn tất

2. Thiết lập tin nhắn trả lời tự động trên Fanpage

Để có thể yên tâm hơn khi có khách hàng inbox mà bạn chưa thể trả lời ngay được nhưng không muốn họ đợi quá lâu, hãy sử dụng “Hỗ trợ phản hồi”. Nếu bạn sử dụng tùy chọn trả lời tin nhắn nhanh, Facebook sẽ cho phép bạn chuẩn bị câu trả lời khi ai đó gửi tin nhắn đến Trang. Với tính năng này, bạn không phải lo lắng về việc mất khách hàng: 

– Facebook chuẩn bị phản hồi cho khách với số câu đã mặc định  

– Bạn có thể giữ nguyên câu trả lời gốc hoặc sửa đổi câu trả lời để phù hợp hơn với đối tượng và mục đích của mình.

Bằng cách này, bạn có thể yên tâm hơn khi khách hàng gửi tin nhắn cho bạn nhưng bạn không thể trả lời ngay. Để thiết lập tin nhắn trả lời tự động bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Vào phần cài đặt của trang >>Tại phần cài đặt chọn mục Trả lời tự động.

Bước 2: Bấm chọn Chào mừng mọi người >> Tin nhắn trả lời nhanh.

Bước 3: Lúc này bạn có thể tùy ý chỉnh sửa tin nhắn theo ý của mình bằng cách chọn mục chỉnh sửa tin nhắn và thay đổi lời chào theo ý bạn.

>> Xem thêm: Giải đáp: Có nên mua tăng like fanpage không?

3. Trả lời khách hàng khi không online

Tính năng này cũng cho phép bạn tương tác với khách hàng khi không online. Để thực hiện việc này, bạn cần thực hiện các thao tác sau: 

Bật thông báo vắng mặt trong cài đặt trang >> Tùy chọn nội dung tin nhắn theo cách riêng của bạn >> Nhấp vào Lưu. 

Chỉ vài thao tác đơn giản, khách hàng sẽ nhận được tương tác của bạn ngay khi họ đi vắng. Bạn còn có thể tham khảo một số mẫu trả lời nhanh qua Fanpage giúp cần tạo thiện chí và gợi mở nhu cầu cho khách hàng với sản phẩm của mình.

4. Cài đặt hiển thị thời gian trả lời

Khi quản lý một Fanpage, không phải lúc nào bạn cũng có mặt để trả lời tin nhắn khách hàng. Do đó, để khách hàng xác định thời gian hiển thị của bạn thì Facebook đã phát triển tính năng “Hiển thị thời gian trả lời”. Khi bật tính năng này, khách hàng inbox sẽ nhận được dòng thông báo và có thể thông cảm hơn với sự chậm trễ của bạn. Điều này tạo thiện cảm cho khách hàng khi họ đang đợi bạn.

5. Soạn các câu hỏi có sẵn

Đây cũng là cách tạo thiện cảm với khách hàng của bạn. Việc hiển thị sẵn các câu hỏi sẽ tạo cảm giác gần gũi và tiện lợi hơn. Khách hàng chỉ cần click vào nội dung mà mình mong muốn. Các câu hỏi soạn sẵn sẽ được gửi đi mà họ không cần tốn nhiều thời gian. 

Doanh nghiệp nên gợi ý những câu hỏi mọi người có thể hỏi trên Trang của bạn giúp người đọc hiểu rõ hơn về sản phẩm/dịch vụ bạn cung cấp.

Bước 1: Thực hiện như mục Thiết lập tin nhắn trả lời tự động trên Fanpage. 

Bước 2: Chọn Chỉnh sửa trong Câu hỏi thường gặp.

Bước 3: Bạn chọn Thêm câu hỏi khác. Thực hiện điền tiêu đề và nội dung câu hỏi >> Lưu thay đổi.

II. Cách quản lý tin nhắn Fanpage hiệu quả

Nếu marketing, tăng tương tác fanpage tốt thì tin nhắn còn tăng theo ngày và giờ. Vì vậy để quản lý tin nhắn hiệu quả bạn cần sử dụng các tính năng sau:

Phân loại tin nhắn: 

Phân loại tin nhắn giúp bạn kiểm soát tình trạng tin nhắn dễ dàng hơn, tránh tình trạng bỏ sót,… Trên giao diện chính của Hộp thư, bạn chọn tin nhắn cần phân loại. Cụ thể có thể chia làm 3 loại:

– Tin nhắn chính

– Tin nhắn đã xem

– Spam

Lọc trò chuyện:

Dựa trên dữ liệu Facebook và phân loại tin nhắn bên trên, nhà bán hàng thực hiện lọc chat để kiểm tra tin nhắn nếu cần:

Tại màn hình chính chọn tính năng Lọc trò chuyện >> Chọn điều kiện lọc. Màn hình sẽ hiển thị các thông báo theo điều kiện lọc mà bạn đã chọn.

• Lọc theo dõi
• Lọc chưa đọc
• Assigned

Đánh đấu online hoặc vắng mặt: 

Việc đánh dấu này giúp khách hàng biết được bạn có đang online để hỗ trợ họ ngay lập tức hay không. Bạn thực hiện đánh dấu bằng cách: 

– Nhấn chọn Đang có mặt trên giao diện như hình >> Chọn Đang có mặt hoặc Vắng mặt.

– Chủ shop có thể thực hiện tùy chỉnh nội dung tin nhắn và cài đặt thời gian vắng mặt như hướng dẫn ở phần Trả lời tin nhắn khi không online phía trên.

Một người quản lý fanpage có rất nhiều nhiệm vụ và công việc khác nhau. Bài viết trên đã chia sẻ với bạn những cách quản lý tin nhắn Fanpage giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng. Ngoài ra bạn có thể tham khảo cách xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp có mối quan hệ bền vững. Hy vọng bài viết này sẽ mang lại những thông tin hữu ích với bạn. Chúc bạn thành công!

=>> Nếu cần trợ giúp, đừng ngần ngại inbox, các Ninjaer sẽ giải đáp giúp bạn:

Group: https://fb.com/groups/congdongninja

Fanpage: https://www.facebook.com/ToolsNinja/

Group HCM: https://www.facebook.com/groups/952213511918580/

Tiktok: https://www.tiktok.com/@lammarketing0dong

Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCemwpJtaSpQJL_0KGL8mkBA